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Aufbewahrungsfrist für Wachbücher

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Aufbewahrungsfrist für Wachbücher

Beitragvon D_R » 11.05.2017 16:35

Hallo Leute,

ich habe aktuell ein kleines Problem. Aktuell ermittelt die Polizei wegen einer Körperverletzung, die angeblich durch das Sicherheitspersonal meines Unternehmens hätte begangen sein sollen. Es geht um das Jahr 2015. Die Polizei möchte die persönlichen Daten aller Mitarbeiter haben die an dem Tag Dienst hatten und (wenn vorhanden) die Fotos dazu.

Ihr könnt euch denken dass mein Interesse die Daten herauszugeben, relativ beschränkt ist. Meines Wissens muss ich keine Schichtpläne speichern, wenn der Dienst unter 8 Stunden war und eine Verpflichtung für die Aufbewahrung von Wachbüchern gibt es nicht. Oder seht ihr das anders?
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Re: Aufbewahrungsfrist für Wachbücher

Beitragvon KampfKraut » 12.05.2017 04:03

Meines Wissens müssen doch Wachbücher mindestens 10 Jahre aufgehoben werden?
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Re: Aufbewahrungsfrist für Wachbücher

Beitragvon D_R » 12.05.2017 04:16

KampfKraut hat geschrieben:Meines Wissens müssen doch Wachbücher mindestens 10 Jahre aufgehoben werden?


Ähm.. ich wollte nur mal eben sagen, dass es sich nicht um Kerntechnik handelt. Und dort müssen die Wachbücher "nur" 5 Jahre aufbewahrt werden. IMHO gibt es jedoch keine Verpflichtung überhaupt ein Wachbuch zu führen.
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Re: Aufbewahrungsfrist für Wachbücher

Beitragvon Fump » 12.05.2017 08:48

Ich müsste mich doch sehr täuschen wenn keine Zertifizierung ein entsprechendes Dokumentationssystem vorsieht bzw verlangt....

Das Wachbuch kann als Beweismittel vor Gericht vorgelegt werden, ich meine hier gab es auch schon Urteile hinsichtlich Urkundenfälschung, bei nachträgliche Manipulation des Wachbuches...

Ebenso dient es in einigen Unternehmen (auszugsweise) auch als rechnungsbegründende Unterlage.
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Re: Aufbewahrungsfrist für Wachbücher

Beitragvon Peter S. » 12.05.2017 11:31

Und wenn man als kleines Unternehmen keine Zertifizierung und damit auch - über das gesetzlich bindend Vorgeschriebene - kein Dokumentationssystem hat?

Klar, wenn ich nachträglich existierende Wachbücher manipuliere und diese dann als "Beweise" vor Gericht verwenden möchte, ist das sicherlich rechtlich kritisch.

Wenn aber nach Jahren kein Wachbuch (mehr) existiert, was dann?

Was, wenn die Rechnungsstellung im Unternehmen anders gehandhabt wird?

Die Frage ist ja nach einer generellen (von Zertifizierungen oder Buchhaltung unabhängigen) Pflicht zur Aufbewahrung von Wachbüchern unter bestimmten Voraussetzungen.
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Re: Aufbewahrungsfrist für Wachbücher

Beitragvon D_R » 12.05.2017 12:35

Also ich sehe es momentan so, dass nach § 3a BDSG ich zur Datensparsamkeit verpflichtet bin. Das bedeutet, dass alles gelöscht wird, was nicht gebraucht wird. Im Urteil des VGH BW vom 30.06.1992 Az. 15 S 1578/91 heißt es, dass der Name, die Qualifikation und die gearbeiteten Schichten personenbezogene Daten sind. Somit sollten auch die Schichtpläne gelöscht werden, wenn die nicht gebraucht werden.

Allerdings gibt es zwei Ausnahmen. Nach § 16, Abs. 2 ArbZG muss ich die Arbeitszeiten der Mitarbeiter speichern, die mehr als 8 Stunden pro Tag gearbeitet haben. Hier wird allerdings von der Arbeitszeit gesprochen, nicht von der Kombination Arbeitszeit und Ort oder von wann bis wann gearbeitet wurde.

Außerdem gibt es noch den § 32 BDGS, der eine Verarbeitung von Daten zum Zwecke der Strafverfolgung erlaubt. Meine Argumentation wäre aber in dem Fall, dass nach 1,5 Jahren keiner mehr damit rechnen muss, wegen irgendeiner angeblichen Straftat verfolgt zu werden.

Sonnst sehe ich absolut nichts, was mich dazu zwingt, Einsatzpläne oder Wachbücher aufzuheben oder gar zu führen.
Das ist aktuell meine Argumentation. Oder seht ihr das anders?
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Re: Aufbewahrungsfrist für Wachbücher

Beitragvon guardian_bw » 12.05.2017 13:30

Es gibt noch 2 gesetzliche Verpflichtungen, Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitszeiten zu führen und jene für die Dauer von 2 Jahren aufzubewahren:
§19 AEntG und §17 MiLoG.
Beides für uns einschlägige Gesetze.

Auch darin geht es zwar "nur" um die Aufzeichnung der Arbeitszeit, nicht zwingend mit der Kombination des Einsatzortes,
Aber: Um dieser Pflicht nachzukommen, eignet sich die Einsatzplanung und damit die Schichtplanung der Objekte durchaus, alles andere könnte zusätzliche Arbeit bedeuten, die sich jeder normalerweise gerne spart.
Zusätzlich dazu könnte auch entscheidend sein, wo der Mitarbeiter eingesetzt wurde, insbesondere wenn es einen allgemeinverbindlichen TV gibt, der u.U. verschiedene Löhne vorsieht. Da würde die reine Aufzeichnung der Arbeitszeit dann nicht mehr genügen, es muss vielmehr auch das Einsatzobjekt sowie die Tätigkeit aufgezeichnet werden.

Weiterhin sind Schichtpläne, vor allem aber Einsatzpläne und Aufzeichnungen über die tatsächlich geleisteten Dienste ("Stundenzettel") auch die Grundlage für die Lohnberechnung. Und damit sind wir mitten in den steuerrechtlichen Bestimmungen und damit auch bei Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren.

Da hilft ein Verweis auf das BDSG nicht mehr weiter, da es sich um jeweils gesetzliche Verpflichtungen zur Aufbewahrung der Unterlagen handelt.

Aber jetzt mal ehrlich: Du hast die Unterlagen, mindestens Stundenzettel, wahrscheinlich aber auch noch Schicht- und Einsatzpläne. Alles andere wäre nicht normal.
Ein Zeugnisverweigerungsrecht hast Du in dieser Sache grundsätzlich nicht, und wenn die erbetenen Unterlagen wichtig genug für die Ermittlungen sind , kann es auch schon mal zu nem Durchsuchungsbeschluss kommen.
Warum willst Du nicht mit der Polizei zusammenarbeiten?
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Re: Aufbewahrungsfrist für Wachbücher

Beitragvon D_R » 12.05.2017 14:42

guardian_bw hat geschrieben:Warum willst Du nicht mit der Polizei zusammenarbeiten?

Weil ich mit den Leuten von der POL vielleicht ein Mal zusammenarbeite bzw. zusammenarbeite = die wollen was von mir. Sobald ich jedoch etwas von der POL will.... ist es gleich eine andere Geschichte, von daher ist von einer Zusammenarbeit insofern kaum zu sprechen.

Im Gegensatz dazu arbeite ich mit den Leuten, die damals im Einsatz waren, auch heute noch zusammen. Fast jeden Tag. Unabhängig davon ob an dem Tag etwas war oder nicht, sobald ich die Liste mit den Namen der Leute rausgebe, weiß das Team, dass es sich nicht mehr auf mich verlassen kann.

Und sorry, die werden ganz sicher nicht die Räume der Firma wegen einer einfachen KV durchsuchen, um an die Stundenzettel zu kommen.
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Re: Aufbewahrungsfrist für Wachbücher

Beitragvon Fump » 12.05.2017 15:17

Und sorry, die werden ganz sicher nicht die Räume der Firma wegen einer einfachen KV durchsuchen, um an die Stundenzettel zu kommen.

Das haben schon viele gesagt und festgestellt, das sowohl Papier als auch PC Hardware sehr schnell beschlagnahmt werden können.... und die Rückgabe kann dauern.... sehr lange dauern....

Spätestens wenn ein Schreiben ähnlichen Inhalts:
Das Auskunftsersuchen erfolgt gem. §§ 3, 12 Abs. 1 Nr.5 BPOLG i.V.m. §§ 161, 163 StPO

vorliegt und ignoriert wird... besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit eines Besuches.

Alternativ erfolgt die Aussage, das keinerlei Daten mehr vorhanden sind.... hat man sich im Rahmen des Verfahrens kooperativ verhalten, kann es das sein... hat man das nicht oder wurde sogar unfreundlich im Sinne von "Muss ich nicht, brauch ich nicht" etcpp... siehe oben. Und eine Ermittlung kann sich dann auch auf das Unternehmen konzentrieren.

Wir arbeiten mit unseren Ordnungspartnern auch partnerschaftlich auf Augenhöhe.. aber ohne offizielles Auskunftsersuchen geht gar nichts, verlässt kein Name etc das Unternehmen.
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Re: Aufbewahrungsfrist für Wachbücher

Beitragvon D_R » 12.05.2017 15:45

Fump hat geschrieben:Wir arbeiten mit unseren Ordnungspartnern auch partnerschaftlich auf Augenhöhe.. aber ohne offizielles Auskunftsersuchen geht gar nichts, verlässt kein Name etc das Unternehmen.


Es ist jetzt zwar etwas Off-Topic, aber ich würde dich dennoch bitten, diesen Satz mal zu erklären. Was bedeutet für dich "partnerschaftlich" und auf Augenhöhe? Eine Partnerschaft vor allem auf Augenhöhe bedeutet ein Geben und Nehmen. Was gibt dir die Polizei bzw. andere Ordnungspartner was sie dir ohne eure Partnerschaft nicht geben würde?

Fump hat geschrieben:Das haben schon viele gesagt und festgestellt, das sowohl Papier als auch PC Hardware sehr schnell beschlagnahmt werden können.... und die Rückgabe kann dauern.... sehr lange dauern....


Können die gerne machen. Die paar Tausend Euro für neue Hardware sind weniger, als der Schaden, der entsteht, wenn ich meine Leute ans Messer liefere. Ändern wird es an der Sache trotzdem nichts, da auf den Rechnern alles verschlüsselt ist. Und kommt mir jetzt bitte nicht damit, dass die POL das entschlüsseln kann.
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Re: Aufbewahrungsfrist für Wachbücher

Beitragvon Frank » 12.05.2017 18:43

Hallo,

offensichtlich verstehst du die grundlegenden Spielregeln des Lebens wohl nicht.

An die gewünschten Daten kommt die Polizei im Rahmen eines Strafermittlungsverfahrens sowieso
heran.
Über die betreffende Sicherheitsfirma zu gehen ist natürlich für die ermittelnden Beamten der schnellste und einfachste Weg.
Als Geschäftsführer einer Firma unterstützt man so ein Verlangen natürlich, weil man damit nämlich
zeigt das man keine schwarzen Schafe in der eigenen Firma duldet.
Außerdem sammelt man so positive Eindrücke bei der jeweiligen Polizeibehörde für die Zukunft.

Was dann zu weiteren Kontakten dort und damit zu den kurzen Wegen zu den wichtigen Entscheidungsträgern da führt.
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Re: Aufbewahrungsfrist für Wachbücher

Beitragvon guardian_bw » 12.05.2017 19:21

Frank,
auch wenn ich im Grundsatz völlig bei Dir bin,

aber...

Frank hat geschrieben:Als Geschäftsführer einer Firma unterstützt man so ein Verlangen natürlich, weil man damit nämlich
zeigt das man keine schwarzen Schafe in der eigenen Firma duldet.
Außerdem sammelt man so positive Eindrücke bei der jeweiligen Polizeibehörde für die Zukunft.

Was dann zu weiteren Kontakten dort und damit zu den kurzen Wegen zu den wichtigen Entscheidungsträgern da führt.


...da läuft bei uns einiges etwas anders.

"Polizeibehörde" ist bei uns im Land etwas völlig anderes als die Jungs (und Mädels), die in Strafsachen ermitteln oder kommen, wenn man die 110 anruft. Die Polizeibehörde ist bei uns grundsätzlich das Ordnungsamt der jeweiligen Kommune, in einigen wenigen Fällen noch das Bürgermeisteramt.
Also jene, die u.a. auch in gewerberechtlichen Dingen, wie eben in Sachen §34a GewO und Bewachungserlaubnis, Zuverlässigkeitsprüfungen und Überwachungen von Sicherheitsunternehmen etc. zuständig sind.
Mit diesen Dingen hat die Landespolizei bei uns überhaupt nichts zu tun (ausser in der Hinsicht, als dass jene mittlerweile auch um Erkenntnisse über Personen im Rahmen der Zuverlässigkeitsprüfung gefragt werden).

Insofern bringt es in dieser Hinsicht wenig, wenn man sich mit der Landespolizei als Strafverfolgungsbehörde gut stellt, denn jene ist eben nicht die Polizeibehörde (=Ordnungsamt), die für unser Gewerbe die Überwachungsbehörde darstellt. Bei unserer Landespolizei sitzen nicht die Entscheidungsträger, die für unser Gewerbe wichtig sind oder werden können.

Natürlich sind ein gutes Verhältnis mit und gute Verbindungen zur Polizei dennoch oft mehr als nützlich, was sich auch tatsächlich im gegenseitigen Verhalten untereinander ausdrücken kann, und - wenn man ein solches gutes Verhältnis hat und pflegt - so manche Wege kürzer machen kann als sonst, und man auch in manchen Angelegenheiten schnelle und unbürokratische Hilfe bekommen kann. Einzelheiten möchte ich hier jetzt nicht ausführen. Ich denke, dass das jeder versteht, der mit dieser Materie zu tun hat.

Ermittlungen sind zunächst nichts wirklich schlimmes. Das gehört eben auch zum Geschäft.
So ganz grundsätzlich wäre ich als Vorgesetzter und erst recht als Inhaber/Geschäftsführer daran interessiert, strafrechtliche Ermittlungen insbesondere in zuverlässigkeitsrelevanten Dingen zu unterstützen. Denn entweder werden dadurch meine Mitarbeiter entlastet (ja, auch das ist die Aufgabe eines jeden Ermittlungsverfahrens, entlastende Sachverhalte herauszufinden), oder aber es stellt sich heraus, dass ich unzuverlässige (im rechtlichen Sinn) Mitarbeiter in meinen Reihen habe - und sorry, da stelle ich mich sicher nicht mehr hinter meine Mitarbeiter. Die fliegen hochkant raus. Es gibt nichts schlimmeres schwarze Schafe in unseren Reihen.
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Re: Aufbewahrungsfrist für Wachbücher

Beitragvon Fump » 12.05.2017 20:26

Es ist jetzt zwar etwas Off-Topic, aber ich würde dich dennoch bitten, diesen Satz mal zu erklären. Was bedeutet für dich "partnerschaftlich" und auf Augenhöhe? Eine Partnerschaft vor allem auf Augenhöhe bedeutet ein Geben und Nehmen. Was gibt dir die Polizei bzw. andere Ordnungspartner was sie dir ohne eure Partnerschaft nicht geben würde?

Ich gehe mal davon aus das Ordnungspartnerschaft Dir ein Begriff ist und auf Augenhöhe heisst auf Augenhöhe, auch nicht so schwer zu verstehen. Es beginnt mit regelmäßigen gemeinsamen Gesprächen, über.... wenn nötig, auch Teilnahme an einer BAO, über gemeinsame Einsätze mit Verbindungsbeamten oder Mitarbeitern zur besseren Kommunikation... wir arbeiten als Partner zusammen, jeder Partner hat seine Aufgaben, Probleme werden gemeinsam gelöst.

Können die gerne machen. Die paar Tausend Euro für neue Hardware sind weniger, als der Schaden, der entsteht, wenn ich meine Leute ans Messer liefere. Ändern wird es an der Sache trotzdem nichts, da auf den Rechnern alles verschlüsselt ist. Und kommt mir jetzt bitte nicht damit, dass die POL das entschlüsseln kann.

Die Leute ans Messer liefere..... diesen Satz noch mal im Zusammenhang mit Ermittlungen in einem Strafverfahren auf der Zunge zergehen lassen... egal...

Und kein Ding wegen Verschlüsselung, die Strafverfolgungsbehörden leben noch in der Steinzeit, haben Dosentelefone und tippen alles noch auf Schreibmaschinen...
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Re: Aufbewahrungsfrist für Wachbücher

Beitragvon KampfKraut » 13.05.2017 04:07

Hier scheint beim TO wohl doch etwas mehr im Argen zu sein... *hm*
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Re: Aufbewahrungsfrist für Wachbücher

Beitragvon D_R » 13.05.2017 05:48

Frank hat geschrieben:offensichtlich verstehst du die grundlegenden Spielregeln des Lebens wohl nicht.

Und wenn dir jemand "Spring" sagt, fragst du nur noch "Wie hoch?"!
Es gibt eine nette Geschichte, die genau dich beschreibt. Die heißt "Ein guter Mensch am Höllentor", ich habe sie dir hier verlinkt. Vielleicht verstehst du dann die Spielregeln des Lebens.


Frank hat geschrieben:An die gewünschten Daten kommt die Polizei im Rahmen eines Strafermittlungsverfahrens sowieso
heran.

Stimmt und wenn keine Daten mehr da sind... dann kommen die auch dran.... :?

Frank hat geschrieben:Als Geschäftsführer einer Firma unterstützt man so ein Verlangen natürlich, weil man damit nämlich
zeigt das man keine schwarzen Schafe in der eigenen Firma duldet.
Außerdem sammelt man so positive Eindrücke bei der jeweiligen Polizeibehörde für die Zukunft.

Stimmt.... Und den Mitarbeitern zeigt man auf diesem Weg auch, dass man sich hinter sie stellt und wenn irgendetwas passiert, sie sich auf die Firma verlassen können. Und was für positive Eindrücke? Mir ist die Meinung der Polizei bzw. der Polizeibehörde recht egal. Denn die haben ihre gesetzlichen Pflichten und halten sich daran.

Fump hat geschrieben:Die Leute ans Messer liefere..... diesen Satz noch mal im Zusammenhang mit Ermittlungen in einem Strafverfahren auf der Zunge zergehen lassen... egal...


So sehe ich das. Man arbeitet mit den Mitarbeitern zusammen. Jeder verlässt sich auf jeden. Jeder riskiert bei der Arbeit auch sein Leben. Der Job funktioniert nur dann, wenn das Team funktioniert. Und ja, im Team kann jeder Mal einen Fehler machen, nur bedeutet es nicht gleich, dass der jenige ein "Schwarzes Schaf" ist. Und zum Schluss ist es auch nicht das Problem des einzelnen sondern des Teams.

Tut mir Leid, wenn es jetzt die Leute nicht verstehen, deren Mitarbeiter einfach nur Nummern in einem Mitarbeiterpool sind, der ständig nachwächst.
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